Voorraad Beheren Kapsalon: 7 Tips om Nooit Meer Zonder Producten te Zitten

Waarom voorraadbeheer belangrijker is dan je denkt

Midden in een kleurbehandeling constateren dat de verf op is, kost je tijd en gezicht. Te veel van trage producten op voorraad houden kost je geld en opslagruimte. Goed voorraadbeheer zit er precies tussenin: de juiste producten, in de juiste hoeveelheden, altijd beschikbaar. Deze zeven tips helpen je dat te bereiken.

1. Tel je voorraad op een vaste dag

Pas tellen als je iets mist, werkt niet. Stel een vaste dag in elke week of twee weken voor een voorraadtelling. Wijs één persoon aan die er verantwoordelijk voor is. Tellen kost in een kleine salon 20-30 minuten en haalt het giswerk uit bestellen.

2. Gebruik de FIFO-methode

First in, first out. Wanneer nieuwe voorraad binnenkomt, leg die dan achter de bestaande voorraad. Oudere producten worden eerst gebruikt, wat verspilling door verlopen producten vermindert. Label planken duidelijk zodat elk teamlid het systeem begrijpt.

3. Stel minimumvoorraden in voor kernproducten

Voor je meest gebruikte producten — de kleuren, behandelingen en shampoos die je elke week doorheen gaat — stel je een minimumvoorraadniveau in. Als je dat niveau bereikt, bestel je. Niet als je door de voorraad heen bent. Voor een drukke salon betekent een minimum van twee stuks: één in gebruik en één reserve.

4. Scheid retailproducten van werkproducten

Producten die je verkoopt (retail) en producten die je gebruikt in behandelingen (werkproducten) houd je apart. Ze door elkaar bewaren zorgt voor verwarring en maakt nauwkeurige tracking onmogelijk. Retail in de showruimte, werkproducten bij de werkstations.

5. Houd uitval bij

Uitval is het verschil tussen wat je hebt gekocht en wat je hebt verkocht of gebruikt. In salons ontstaat dit door breuk, producten die door personeel worden meegenomen of kleine hoeveelheden die niet worden getraceerd tijdens behandelingen. Controleer dit per kwartaal. Als de uitval boven de 5% ligt, onderzoek het dan voordat je opnieuw bestelt.

6. Bestel op schema, niet als het op is

Spoedbestellingen zijn duur — vaak tegen volle prijs, met snelle verzending. Bestel op een vast schema: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks, afhankelijk van je volume. Dit helpt je ook betere leveranciersafspraken te maken.

7. Digitaliseer je bijhouden

Een spreadsheet verslaat een notitieboek. Een speciale app verslaat een spreadsheet. Zelfs een eenvoudig systeem dat bijhoudt wat er binnenkomt, uitgaat en nog op voorraad is, pakt problemen vroeg aan en geeft je gegevens voor betere bestelbeslissingen.

Meer tijd voor wat echt omzet genereert

Hoe meer administratie je kunt automatiseren, hoe meer tijd je achter de stoel doorbrengt. DoTheBeauty regelt de afsprakenkant van je bedrijf automatisch — bevestigingen, herinneringen, verzetten — zodat je minder aan de telefoon zit en meer bij klanten. Start je gratis 7-daagse proefperiode →